Prowadzenie działalności gospodarczej w Unii Europejskiej, a w tym w Niemczech, wymaga uwzględnienia przepisów z zakresu ubezpieczeń społecznych. Jednym z dokumentów, który niekiedy budzi wątpliwości, jest zaświadczenie A1. Wyjaśniamy, czym jest ten dokument i czy faktycznie jest on niezbędny w przypadku przedsiębiorców.
Czym jest zaświadczenie A1?
Zaświadczenie A1, znane również jako zaświadczenie o delegowaniu A1, to dokument potwierdzający, że osoba pracująca w innym państwie członkowskim UE podlega systemowi zabezpieczenia społecznego kraju swojego pochodzenia. Celem jest usunięcie wątpliwości co do kraju, w którym dana osoba powinna podlegać pod ubezpieczenie społeczne w sytuacji, gdy praca jest tymczasowo wykonywana w innym kraju. Należy podkreślić, że druk A1 jest zaświadczeniem ubezpieczeniowym, a nie jest „pozwoleniem” na pracę za granicą. Sam brak tego dokumentu nie stanowi formalnej przeszkody w wykonywaniu pracy lub świadczeniu usług za granicą, ale może prowadzić do obowiązku opłacania zagranicznych składek ubezpieczenia społecznego.
Kto wydaje zaświadczenie A1?
W Polsce zaświadczenie A1 wydawane jest przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
Na jaki okres wydawane jest zaświadczenie A1?
Zaświadczenie A1 co do zasady wydawane jest na czas określony i może być wydane na okres do 24 miesięcy, z możliwością przedłużenia w wyjątkowych przypadkach.
Zaświadczenie A1 może zostać wydane także z mocą wsteczną. Decydujące znaczenie ma to, czy w danym okresie spełnione zostały kryteria delegowania pracownika oraz czy firma kwalifikuje się do delegowania. W przypadku zaświadczenia A1 dla osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą jako kryterium w pierwszej kolejności bierze się pod uwagę % obrotów w kraju macierzystym.
Tymniemniej, jeśli przedsiębiorca świadczy usługi lub pracownik wykonuje pracę w Niemczech nieprzerwanie przez dłuższy czas, nieuchronnie nadejdzie moment, w którym zaświadczenie A1 nie będzie juz mogło zostać przedłużone. Taka sytuacja jest całkowicie zgodna z prawem i wynika z definicji delegowania, która opiera się na ograniczeniu czasowym.
Wyjątkiem może być jedynie wykonywanie pracy naprzemiennie w 2 lub więcej krajach. Wówczas zaświadczenie A1 może być przedłużane poza okres 24 miesięcy.
Ubezpieczenie społeczne pracowników i przedsiębiorców w Niemczech – istotna różnica
W przeciwieństwie do pracowników, którzy w Niemczech podlegają obowiązkowemu ubezpieczeniu społecznemu, sytuacja przedsiębiorców jest zupełnie inna. Ubezpieczenie społeczne w Niemczech jest dla przedsiębiorców dobrowolne. Oznacza to, że przedsiębiorca nie ma obowiązku opłacania składek na ubezpieczenie społeczne w Niemczech, nawet jeśli nie posiada zaświadczenia A1.
Z kolei w przypadku pracowników można przyjąć, że składki na ubezpieczenie społeczne są opłacane w Niemczech, jeśli nie można przedstawić zaświadczenia A1.
Zaświadczenie A1 a odpowiedzialność klienta – rozwiewanie mitów
Brak zaświadczeń A1 u pracowników firmy podwykonawczej może w konsekwencji doprowadzić do odpowiedzialności po stronie klienta. Zgodnie z prawem niemieckim jest on bowiem odpowiedzialny jak żyrant za opłacenie składek pracowników swoich podwykonawców. Z tego powodu niemieccy klienci przykładają dużą wagę do zaświadczeń A1, gdyż w razie ich braku o składki może u nich upomnieć się niemiecki zakład ubezpieczeń społecznych
W przypadku przedsiębiorców (w tym firm jednoosobowych działających jako podwykonawcy) brak zaświadczenia A1 nie skutkuje odpowiedzialnością klienta za składki na ubezpieczenie społeczne. Niemiecki zleceniodawca nie może zostać zobowiązany do opłacania składek za zleceniobiorcę, z którym współpracuje, ponieważ składki te są dobrowolne.
Kiedy zaświadczenie A1 może być przydatne?
Pomimo dobrowolnego ubezpieczenia społecznego przedsiębiorców w Niemczech, zaświadczenie A1 może okazać się przydatne w następujących sytuacjach:
:: Kontrole: Niemieckie organy kontrolne, takie jak służby celne, mogą oczekiwać przedstawienia zaświadczenia A1. Chociaż brak zaświadczenia A1 nie prowadzi do obowiązku opłacania składek w Niemczech, przedstawienie dokumentu może przyspieszyć proces kontroli, ponieważ status przedsiębiorcy można wywnioskować z samego dokumentu.
:: Klienci: Niektórzy klienci oczekują zaświadczenia A1 jako dowodu ubezpieczenia zdrowotnego, jeśli żaden inny dowód nie jest dostępny.
:: Opieka zdrowotna: zaświadczenie A1 ułatwia dostęp do usług medycznych i ich rozliczanie między kasą chorych a zagraniczną instytucją zabezpieczenia społecznego.
Podsumowanie
Zaświadczenie A1 jest dokumentem potwierdzającym przynależność do systemu zabezpieczenia społecznego kraju pochodzenia. Dla przedsiębiorców świadczących usługi na terenie Niemiec ubezpieczenie społeczne jest dobrowolne, a brak zaświadczenia A1 nie skutkuje obowiązkiem odprowadzania składek w Niemczech. Niemniej jednak, posiadanie tego dokumentu może być w pewnym stopniu przydatne podczas kontroli lub w kontakcie z niektórymi klientami.